Vilkår for bruk

1. Om vilkårene og hva som gjelder først

1.1 Disse vilkårene gjelder bruk av Bedriftsmodulen. De gjelder mellom Bedriftsmodulen AS («Bedriftsmodulen», «vi») og virksomheten som bruker tjenesten («kunden»).

1.2 Når en virksomhet tar i bruk tjenesten, inngås det en skriftlig kundeavtale med bilag og en databehandleravtale. Den signerte kundeavtalen og databehandleravtalen går foran disse vilkårene hvis de sier noe annet.

1.3 I spørsmål om personvern gjelder databehandleravtalen først. Nettsider, presentasjoner og utviklingsplaner endrer ikke det som er avtalt.

1.4 Den som godtar vilkårene for en virksomhet, bekrefter å ha fullmakt til å binde virksomheten.

1.5 Vilkårene gjelder foran standardvilkår kunden viser til i egne innkjøpsdokumenter, med mindre annet er avtalt skriftlig.

2. Definisjoner

• Tjenesten: Bedriftsmodulen-portalen med de modulene, kjøretøyenhetene og integrasjonene kunden har bestilt.
• Kundeavtalen: den signerte avtalen mellom kunden og Bedriftsmodulen, med bilag og databehandleravtale.
• Bruker: en person som kunden har gitt tilgang til tjenesten, for eksempel daglig leder, avdelingsleder eller ansatt.
• Kundedata: alle data kunden og brukerne legger inn, og alle data som samles inn for kunden i tjenesten. Det gjelder blant annet kjøretøydata, posisjonsdata, kjørebok, ansattdata, timelister, avviksmeldinger og dokumenter.
• Underleverandør: en tredjepart som Bedriftsmodulen bruker for å levere tjenesten, for eksempel til drift, database, kart eller mottak av data fra kjøretøy.
• Konfidensiell informasjon: informasjon som ikke er offentlig, og som partene får gjennom samarbeidet.

3. Tjenesten

3.1 Bedriftsmodulen samler data fra kundens kjøretøy og maskiner i én portal på PC, nettbrett og mobil.

3.2 Flåtestyring er grunnmodulen. Den gir oversikt og kart, informasjon om hvert kjøretøy, service og EU-kontroll, kjøreatferd, automatisk kjørebok, drivstoff og CO₂, rapporter og varsler.

3.3 HMS/KS, Booking og Ressursplanlegger er egne moduler med eget abonnement. Kunden betaler bare for modulene som er bestilt.

3.4 Tjenesten kan hente data fra kjøretøyenheter vi leverer, fra kjøretøyprodusenter, fra Statens vegvesen og fra andre kilder kunden har avtale med, for eksempel drivstoffkort.

3.5 Kunden får en begrenset rett til å bruke tjenesten i egen virksomhet så lenge avtalen varer. Retten er ikke eksklusiv. Hvilke moduler, kjøretøy og integrasjoner som inngår, står i kundeavtalen.

4. Oppstart og godkjenning

4.1 Bedriftsmodulen setter opp tilganger og de bestilte funksjonene slik kundeavtalen beskriver. Partene avtaler hvem som har ansvar for installasjon, datatilganger og opplæring.

4.2 Når vi sier fra at leveransen er klar, har kunden ti arbeidsdager til å kontrollere den og melde konkrete avvik. Vi retter avvikene innen rimelig tid.

4.3 Fakturering starter på avtalt aktiveringsdato, men ikke før tjenesten faktisk er tilgjengelig som avtalt. Leveringsdatoer er bare bindende når det står uttrykkelig at de er det.

5. Kontoer og tilgang

5.1 Hver bruker skal ha sin egen, personlige konto. Kontoer skal ikke deles.

5.2 Kunden utpeker en administrator som styrer hvem som har tilgang, og hvilke roller de har, for eksempel daglig leder, avdelingsleder og ansatt. Kunden holder brukerrettighetene oppdatert.

5.3 Tjenesten har tofaktorinnlogging. Administratorer skal bruke det.

5.4 Kunden skal passe på innloggingsopplysningene og si fra til oss med en gang ved mistanke om misbruk.

5.5 Nye enheter, nye brukere og betalte tillegg bestilles av kundens autoriserte bestiller.

6. Kundens ansvar og ansvarlig bruk

6.1 Kunden skal bruke tjenesten i tråd med vilkårene, kundeavtalen og loven, og sørger for at brukerne gjør det samme.

6.2 Kunden skal ha lovlig rett til å bruke kjøretøyene, utstyret og dataene som kobles til tjenesten. Kunden godkjenner nødvendige fullmakter og vilkår fra kjøretøyprodusenter og drivstoffleverandører.

6.3 Flåtestyring gir innsyn i hvor kjøretøyene kjører. Kunden er ansvarlig for at bruken følger personvernreglene og arbeidsmiljøloven, blant annet reglene om kontrolltiltak i arbeidslivet. Det betyr blant annet å informere de ansatte og drøfte bruken med dem eller deres tillitsvalgte før oppstart.

6.4 Kunden er ansvarlig for at data kunden selv registrerer, er riktige, for eksempel kjøretøyinformasjon og ansattdata.

6.5 Kunden skal ikke: (a) forsøke å omgå tilgangsbegrensninger eller sikkerhetstiltak, (b) bruke tjenesten til ulovlige formål, (c) laste opp innhold som krenker andres rettigheter, eller (d) kopiere, dekompilere eller viderelisensiere programvaren.

7. Utstyr og installasjon

7.1 Kundeavtalen sier om utstyr kjøpes, leies eller lånes, hvem som monterer det, og hva montering, flytting og demontering koster.

7.2 Kjøpt utstyr blir kundens eiendom når det er betalt. Kunden overtar risikoen når utstyret er dokumentert overlevert. Vi har fortsatt ansvar for vår egen installasjon og for transporten frem til overleveringen.

7.3 Installasjon skal følge produsentens anvisninger. Kunden skal ikke gjøre inngrep som hindrer normal drift. Kunden kan koble fra utstyret når det er nødvendig av sikkerhetshensyn eller ved verkstedarbeid, men skal gi oss beskjed.

7.4 For utstyr kjøpt fra oss kan kunden klage på feil i 24 måneder fra levering. Vi reparerer eller bytter defekt utstyr innen rimelig tid. Vanlig slitasje, skade kunden har påført og feil bruk dekkes ikke.

8. Pris og betaling

8.1 Prisene står i kundeavtalen eller i prislisten som gjelder når avtalen inngås. Alle priser er i norske kroner uten merverdiavgift.

8.2 Abonnementet faktureres månedlig etterskudd med 30 dagers betalingsfrist. Første og siste måned beregnes etter antall dager tjenesten er brukt. Utstyr faktureres når det er levert, og annet arbeid når det er utført, hvis ikke annet er avtalt.

8.3 Enheter og brukere faktureres fra avtalt aktivering til oppsigelsestiden er ute. At en bruker ikke logger inn, eller at et kjøretøy står stille, regnes ikke som oppsigelse.

8.4 Er kunden uenig i en faktura, skal kunden si fra så raskt som mulig og begrunne hvorfor. Den delen det ikke er uenighet om, betales ved forfall. Ved for sen betaling kan vi kreve forsinkelsesrente og inkassokostnader etter loven.

8.5 Prisene kan justeres én gang i året, tidligst tolv måneder etter oppstart. Justeringen følger konsumprisindeksen (totalindeksen) fra SSB, varsles minst 60 dager før den gjelder, og kan gå både opp og ned. Andre prisendringer må avtales.

9. Varighet og oppsigelse

9.1 Avtalen kan ha en bindingstid på 12 eller 24 måneder, eller løpe uten binding. Dette står i kundeavtalen. I bindingstiden betaler kunden den avtalte prisen, og ingen av partene kan si opp avtalen slik at den slutter før bindingstiden er over.

9.2 Begge parter kan si opp avtalen med tre måneders varsel. Med bindingstid kan avtalen tidligst slutte når bindingstiden er over. Bindingstiden fornyes ikke automatisk.

9.3 Oppsigelsen kan gjelde hele avtalen eller bare deler av den, og skal være skriftlig. Vi bekrefter sluttdatoen innen fem arbeidsdager.

10. Personvern og databehandling

10.1 Roller. Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysningene i tjenesten. Bedriftsmodulen AS er databehandler og behandler opplysningene bare etter kundens instruks.

10.2 Databehandleravtale. Partene inngår en databehandleravtale etter personvernforordningen (GDPR) artikkel 28. Den går foran disse vilkårene i spørsmål om personvern.

10.3 Hvilke personopplysninger som behandles

10.4 Formål

10.5 Innsynslogg

10.6 Lagringstid

10.7 Underdatabehandlere

10.8 Lagringssted og overføring

10.9 Brudd på personopplysningssikkerheten

10.10 De registrertes rettigheter

10.11 Kundedata blir ikke solgt, ikke brukt til reklame og ikke brukt til å trene generelle KI-modeller.

11. Informasjonssikkerhet

11.1 Hver virksomhets data er skilt fra andre virksomheters data i databasen. Tilgangsreglene sørger for at en kunde bare ser sine egne data.

11.2 Data krypteres når de sendes mellom brukeren og tjenesten, og når de lagres.

11.3 Databasen sikkerhetskopieres daglig. At det tas en kopi hver dag, betyr ikke at alt som er registrert siden siste kopi, kan gjenopprettes.

11.4 Hos oss har bare de som trenger det i jobben, tilgang til kundedata. De må bruke tofaktorinnlogging og har taushetsplikt.

11.5 Sikkerhetstiltakene betyr ikke at Bedriftsmodulen har en bestemt sertifisering.

12. Drift og tilgjengelighet

12.1 Vi har som mål at portalen skal være tilgjengelig hele døgnet. Vilkårene gir ingen garantert oppetid i prosent og ingen døgnbemannet vakt. Garantert oppetid må i så fall avtales skriftlig.

12.2 Planlagt vedlikehold som gir merkbar nedetid, varsles vanligvis minst tre arbeidsdager i forveien og legges helst utenfor vanlig arbeidstid. Kritiske sikkerhetsoppdateringer kan gjøres uten forhåndsvarsel. Da sier vi fra så snart som mulig.

13. Brukerstøtte

13.1 Brukerstøtte gis på norske arbeidsdager kl. 08.00–16.00.

13.2 Mål for første faglige svar, regnet innenfor åpningstiden:

• Kritisk: portalen er utilgjengelig, eller det er en alvorlig feil i skillet mellom kunders data. Svar innen fire arbeidstimer.
• Høy: en viktig funksjon er ute av drift, og det finnes ingen rimelig midlertidig løsning. Svar innen én arbeidsdag.
• Normal: avgrensede feil, spørsmål og forbedringsønsker. Svar innen tre arbeidsdager.

13.3 Tidene er mål for oppfølging, ikke garantier for når feilen er rettet. Varsling ved brudd på personopplysningssikkerheten følger databehandleravtalen, uavhengig av supporttidene.

13.4 Det er inkludert i abonnementet å ta imot feilmeldinger, gjøre innledende feilsøking og gi vanlig veiledning. Feil i det vi har avtalt å levere, rettes uten ekstra kostnad.

13.5 Ekstra opplæring, opprydding i kundens egne data, spesialrapporter, nye integrasjoner og tilpasninger kan faktureres når de er bestilt skriftlig på forhånd. Vi oppgir omfang, pris og kostnadsramme før arbeidet starter.

14. Andre leverandører og datakilder

14.1 Mobildekning, hvilke kjøretøy som støttes og eksterne datakilder kan begrense hvilke data som er tilgjengelige. Vi sier fra om kjente, vesentlige begrensninger.

14.2 Ved avbrudd hos underleverandører vi har valgt, undersøker vi saken, følger opp rettingen og informerer kunden om vesentlige konsekvenser. Vi kan ikke garantere hvor raskt en ekstern leverandør retter feil.

14.3 Så langt loven tillater, er vi ikke erstatningsansvarlige for midlertidige avbrudd som bare skyldes feil hos en ekstern drifts-, telematikk- eller dataleverandør. Det forutsetter at vi har valgt og fulgt opp leverandøren på en forsvarlig måte. Fritaket gjelder ikke når vi selv har bidratt til feilen, ved forsett eller grov uaktsomhet, eller for ansvar etter databehandleravtalen.

14.4 Faller en vesentlig bestilt funksjon bort for godt, kan kunden avslutte den berørte delen uten å betale resten av bindingstiden, eller få avtalt prisreduksjon.

15. Datakvalitet og rapporter

15.1 Rapportene bygger på dataene som er tilgjengelige fra kjøretøyene og de andre kildene. Ikke alle kjøretøy leverer komplette data, og data fra kjøretøyet er ingen garanti for feilfri måling.

15.2 Vi viser kjente mangler i dataene. Beregninger, for eksempel av CO₂, viser hvilken metode, faktor og kilde som er brukt.

15.3 Rapportene er ikke en sertifisering eller et fullstendig klimaregnskap. Portalen erstatter ikke godkjent fartsskriver, sikkerhetsutstyr eller lovpålagt regnskapssystem. Skal en rapport brukes i anbud eller overfor myndigheter, avtaler partene metode og leveranse først.

15.4 Automatisk tolkning av kvitteringer og fakturaer gir et forslag som kunden kontrollerer før kostnadene godkjennes. Ingen faktura sendes til betaling bare på grunnlag av tolkningen.

16. Rettigheter til data og programvare

16.1 Kunden eier og styrer sine egne data, både det kunden laster opp og det som samles inn. Vi får bare den tilgangen som trengs for å levere, sikre og gi støtte på tjenesten.

16.2 Bedriftsmodulen AS eier rettighetene til programvaren, standardfunksjonene, dokumentasjonen og den generelle videreutviklingen. Vi kan bruke kundens innspill til å forbedre tjenesten, men får ikke dermed rett til kundens data eller forretningshemmeligheter.

16.3 Kunden beholder rettighetene til eget navn, logo og innhold. Spesialutvikling, eksklusivitet og tilgang til kildekode krever egen avtale.

17. Endringer i tjenesten og vilkårene

17.1 Vi retter feil og forbedrer tjenesten løpende. Endringer skal ikke svekke avtalt funksjonalitet, sikkerhet eller personvern vesentlig.

17.2 Vesentlige endringer varsles minst 60 dager før de innføres. Akutte sikkerhetstiltak kan gjennomføres med en gang, og kunden informeres etterpå.

17.3 Gjør en endring tjenesten vesentlig dårligere, og blir det ikke rettet, kan kunden avslutte den berørte delen før endringen trer i kraft, uten å betale resten av bindingstiden.

17.4 Endrede vilkår gjelder ikke for eksisterende avtaler med mindre kunden har godtatt dem skriftlig. En publisert utviklingsplan er ikke et løfte om levering.

18. Taushetsplikt og bruk som referanse

18.1 Begge parter skal beskytte konfidensiell informasjon. Bare personer som trenger informasjonen og har taushetsplikt, skal ha tilgang. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er slutt.

18.2 Taushetsplikten gjelder ikke informasjon som lovlig er offentlig, eller som parten lovlig har fått fra andre. Må informasjon utleveres etter lov, begrenses det til det som er nødvendig.

18.3 Kundens navn, logo, sitater og resultater brukes bare i markedsføring når kunden har godkjent det skriftlig.

19. Midlertidig stenging

19.1 Vi kan begrense tilgangen når det er nødvendig for å stoppe en konkret sikkerhetshendelse, ulovlig bruk eller skade. Tiltaket skal være avgrenset og oppheves så snart grunnen er borte. Kunden varsles på forhånd når det er mulig, ellers rett etterpå.

19.2 Ved et vesentlig ubetalt beløp som kunden ikke bestrider, sender vi et skriftlig betalingsvarsel med minst 14 dagers frist før tjenesten stenges.

19.3 Stenging gir ikke rett til å slette kundens data.

20. Feil og avtalebrudd

20.1 Feil meldes med den dokumentasjonen som finnes. Vi undersøker og retter feil etter prioritet og alvorlighet.

20.2 Ved vesentlig avtalebrudd kan den andre parten heve avtalen for den berørte delen, hvis bruddet ikke er rettet innen 30 dager etter et skriftlig varsel som beskriver bruddet. Avtalen kan heves med en gang hvis forholdet ikke kan rettes.

20.3 Kunden kan kreve et forholdsmessig prisavslag når det er dokumentert at leveransen har vært dårligere enn avtalt, og dette ikke er rettet innen rimelig tid.

21. Ansvar

21.1 Hver part er ansvarlig for dokumentert direkte tap som skyldes at parten selv har brutt avtalen. Rimelige kostnader for å gjenopprette data regnes som direkte tap. Indirekte tap, som tapt fortjeneste, dekkes ikke.

21.2 Hver parts samlede erstatningsansvar i løpet av tolv måneder er begrenset til det høyeste av 100 000 kroner og det som er betalt eller skal betales under avtalen de siste tolv månedene. Ved brudd på taushetsplikten eller databehandleravtalen er grensen det dobbelte.

21.3 Begrensningene gjelder ikke ved forsett, grov uaktsomhet, personskade eller ansvar som ikke lovlig kan begrenses. Kundens plikt til å betale for tjenesten omfattes ikke av grensen.

21.4 Den som har lidt et tap, skal begrense det og melde kravet så raskt som mulig.

22. Når avtalen slutter

22.1 Når avtalen slutter, får kunden én eksport av sine data i CSV- eller JSON-format, og originalfilene, uten ekstra kostnad. Eksporten kan bestilles før avtalen slutter og til og med 30 dager etterpå, og leveres innen ti arbeidsdager.

22.2 Etter at avtalen er slutt, har kunden bare tilgang til eksport og avslutning. Deretter slettes dataene etter fristene i databehandleravtalen.

22.3 Leid eller lånt utstyr leveres tilbake innen 30 dager, hvis ikke annet er avtalt.

23. Force majeure og overføring av avtalen

23.1 En part er fritatt fra sine plikter så langt ekstraordinære forhold utenfor partens kontroll hindrer den. Vanlig mangel på ressurser eller en vanlig feil hos en leverandør er ikke i seg selv force majeure. Parten skal varsle og begrense følgene.

23.2 Varer forholdet i 60 dager i strekk, kan den berørte delen avsluttes uten plikt til å betale for tiden etterpå.

23.3 Avtalen kan bare overføres til andre med skriftlig samtykke fra den andre parten. Samtykke kan ikke nektes uten god grunn.

24. Lovvalg og tvister

24.1 Norsk rett gjelder.

24.2 Ved uenighet skal partenes ledelse først forsøke å løse saken gjennom forhandlinger innen 30 dager etter et skriftlig krav. Deretter kan saken bringes inn for de ordinære domstolene etter de vanlige reglene om verneting.

24.3 «Skriftlig» i disse vilkårene omfatter e-post til partenes oppgitte kontaktadresser og elektronisk signering.

25. Kontakt

Spørsmål om vilkårene, avtalen eller personvern sendes til Bedriftsmodulen AS, Rosenlundveien 15, 5146 Fyllingsdalen (org.nr. 938 546 991), på post@bedriftsmodulen.no.

Vedlegg

Kundeavtalen består av hovedvilkår og disse bilagene, som fylles ut ved avtaleinngåelse:

• Bilag 1 — Leveranse og datagrunnlag
• Bilag 2 — Priser og bestilling
• Bilag 3 — Drift og brukerstøtte
• Bilag 4 — Databehandleravtale med behandlingsoversikt
• Bilag 5 — Pilotavtale, dersom pilot er valgt
• Bilag 6 — Metode for utslippsrapportering, dersom utslippsrapportering er bestilt